Sygnaliści | Czy wiesz wszystko, co powinieneś?

Czy wiesz kim jest Sygnalista?

Jest to osoba, która zgłasza działania, które według niej są nielegalne, nieuczciwe i stanowią uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego
naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych
negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w
kontekście związanym z pracą.
W praktyce naszych Klientów powstała wątpliwość- czy Sygnalistą może być także osoba niezwiązana z danym podmiotem stosunkiem pracy bądź innym
stosunkiem cywilnoprawnym.
Odpowiedź na powyższe pytanie znajduje się w art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. Dz.U.2024.928 o ochronie sygnalistów, który stanowi, że Sygnalistą jest
osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publiczne informacje o naruszeniu prawa uzyskana w kontekście związanym z pracą, w tym:
a) pracownik;
b) pracownik tymczasowy;
c) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
d) przedsiębiorca;
e) prokurent;
f) akcjonariusz lub wspólnik;
g) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
h) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
i) stażysta;
j) wolontariusz;
k) praktykant;
l) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa
Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej,
Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r.
poz. 1280, 1429 i 1834);
m) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834)

Dlaczego sygnaliści mogą pojawić się w Twojej firmie?

Sygnaliści mogą pojawić się w Twojej firmie z wielu powodów. Najczęściej będzie to kwestia nieprawidłowości, które mają miejsce
w Twojej firmie, o których możesz nie wiedzieć, a które są na tyle istotne, że nie można wobec nich przejść obojętnie. Oczywiście
Sygnalistą mogą kierować różne pobudki z których decyduje się On na zgłoszenie nieprawidłowości. Wśród takich powodów
można wyróżnić m.in.
– pełnienie roli „strażnika” zgodności z obowiązującym prawem i procedurami;
– ochrona reputacji firmy;
– brak alternatywnych środków zgłoszenia;
– chęć poprawy funkcjonowania organizacji;
W praktyce naszych Klientów powstała wątpliwość – czy Sygnalista może nadużywać swej funkcji do czerpania z Niej własnych
korzyści.
Taka obawa oczywiście istnieje, natomiast na tym etapie stosowania ustawy trudno powiedzieć, czy faktycznie będzie to stanowić
realny problem w funkcjonowaniu instytucji „ sygnalisty”. Należy pamiętać, że Sygnaliście przysługuje szczególna ochrona, zatem
stwarza to realną przestrzeń do możliwych prób nadużycia przepisów dla własnych korzyści w celu uniknięcia np. zwolnienia z
pracy z innego powodu. Dlatego bardzo istotna jest wnikliwa weryfikacja każdego zgłoszenia, także i pod kątem prób nadużycia
prawa przez Sygnalistę.

Czy wiesz w jaki sposób przyjmujący zgłoszenie winien przygotować się na zgłoszenia sygnalistów?

Pracodawca ustala wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa – określa zasady przyjmowania zgłoszeń,
stwarza kanały do ich przyjmowania oraz podejmowania działań następczych. Zespół wyłoniony do przyjmowania zgłoszeń
weryfikuje zgłoszenie i zapewnia dalszą komunikację z sygnalistą. Nadto może występować do sygnalisty o dodatkowe informacje
/ wyjaśnienia. Pracodawca wprowadzający procedurę zgłoszeń wewnętrznych musi być przygotowany do zapewnienia sygnaliście
ochrony jego danych osobowych
W praktyce naszych Klientów powstała wątpliwość – gdzie i w jaki sposób podać do wiadomości procedurę zgłoszeń
wewnętrznych, kogo należy z nią zaznajamiać, czy pobierać potwierdzenia zapoznania się z procedurą itp.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi być łatwo dostępna dla każdego pracownika, osób które będą brały udział w rekrutacji, a
także osób współpracujących z danym podmiotem na podstawie innych umów cywilnoprawnych. Bez wątpienia
najpopularniejszym nośnikiem w tym wypadku będzie umieszczenie treści procedury zgłoszeń wewnętrznych na stronie
internetowej danego podmiotu. Jeżeli dany podmiot nie posiada strony internetowej, to ważne jest umieszczenie procedury
zgłoszeń w takim miejscu, ażeby była ogólnie dostępna i widoczna także dla osób biorących udział w rekrutacji. Takim miejscem
może być np. sekretariat, korytarz, tablica ogłoszeń. Istotne jest, aby z treścią procedury zgłoszeń wewnętrznych mogli się
zapoznać wszyscy możliwi przyszli sygnaliści.
Zaznaczyć należy, iż nie ma obowiązku pobierania jakichkolwiek potwierdzeń/pokwitowań zapoznania się z procedurą zgłoszeń
wewnętrznych w sytuacji gdy ma do niej dostęp potencjalny zainteresowany nią.

Czy wiesz co powinna określać procedura zgłoszeń wewnętrznych?

Procedura zgłoszeń wewnętrznych przede wszystkim winna określać / regulować:
a) wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny,
upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
b) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę;
c) bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, upoważnione do podejmowania
działań następczych;
d) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
e) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że
sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przesłać potwierdzenie;
f) obowiązek podjęcia działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną;
W praktyce naszych Klientów powstała niepewność – czy podmiot zewnętrzny, któremu powierzono przyjmowanie zgłoszeń
wewnętrznych uprawniony jest również do przeprowadzania działań następczych.
Działaniami następczymi będą: działania polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz
przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego
postępowania na podstawie przepisów prawa albo oddalenie zgłoszenia. Działania te będą podejmowane przez sam podmiot, którego
dotyczy zgłoszenie. Zewnętrzny podmiot jest uprawniony wyłącznie do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów.

Czy wiesz jak wybrać osobę do przyjmowania zgłoszeń?

Ocena osób wybranych do przyjmowania zgłoszeń powinna uwzględniać m.in. ich bezstronność, doświadczenie i
wykształcenie, które będzie pozwalało na samodzielną weryfikację zgłoszeń.
W praktyce naszych Klientów powstała niepewność – czy osobą przyjmującą zgłoszenia wewnętrzne może być np. członek
Zarządu, prokurent, prawnik Zarządu itp.
Kluczowym aspektem przy dobrze osoby uprawnionej do przyjmowania zgłoszeń będzie wybór jej pod kątem bezstronności.
Na wybór odpowiedniej osoby lub ich grupy będzie miał wpływ również stan liczebny załogi, wzajemne relacje, kwestie
zależności służbowych i wiele innych, które wpływają na to, że dobór odpowiedniego kandydata może być wymagający. W
takim wypadku zasadnym byłoby pominięcie osób, które są najmocniej zaangażowane w działalność danego podmiotu np.
finansowo także nie rzadko emocjonalnie. Takimi osobami będą niewątpliwie właściciele, osoby zarządzające danym
podmiotem, czy też Prokurenci. Małe prawdopodobieństwo bezstronności może także stwarzać prawnik bezpośrednio
współpracujący z zarządem. Pomimo posiadania wiedzy fachowej dotyczącej naruszeń, to zależność służbowa z zarządem
może prowadzić do obaw co do bezstronności takiej osoby.

Czy wiesz, jakiego podmiotu dotyczy obowiązek określenia procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Obowiązek ustalania wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszenia prawa i podejmowania działań następczych
dotyczy podmiotu, w którym pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Do tej liczby wlicza się:
– pracowników na umowę o pracę w przeliczeniu na pełen etat,
– osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy ( umowa zlecenia, o dzieło itd.)
– osoby świadczące usługi / pracę w ramach umów b2b jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie
od podstawy zatrudnienia.
Przeliczenia progu 50 osób dokonuje się na dzień 1 stycznia i 1 lipca danego roku.
W praktyce naszych Klientów powstała niepewność – co oznacza pojęcie „ wykonuje pracę zarobkową” – możliwa jest
bowiem taka sytuacja gdy pracę tę wykonuje 46 osób , zaś etatów w firmie jest 52 bowiem część załogi przebywa np. za
urlopach macierzyńskich / wychowawczych i faktycznie pracy zarobkowej nie wykonuje.
Z uwagi na to, że ustawa o sygnalistach jest całkowicie nowym aktem prawnym, to brak jest utrwalonej linii orzeczniczej czy
też komentarzy doktryny, na temat tego jak należy traktować osoby które w danej chwili de facto nie wykonują żadnej pracy i
są długotrwale do niej niezdolne z uwagi np. na urlop macierzyński czy wychowawczy. Niemniej jednak z literalnego zapisu
art. 23 ustawy o sygnalistach, można wyprowadzić wykładnię językową, która skłaniałaby się do tego, że do nominalnej
liczby 50 osób nie należy doliczać osób, które faktycznie pracy nie wykonują.

Czy wiesz, że sygnalista jest objęty ochroną przed działaniami odwetowymi?

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowanie działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Sygnalista wobec którego dopuszczono się działań odwetowych ma prawo odszkodowania w wysokości nie niższej niż
przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku. Działaniami odwetowymi będą wszelkie
działania zmierzające do pogorszenia sytuacji sygnalisty w związku z dokonanym przez niego zgłoszeniem.
W praktyce naszych Klientów powstała niepewność – czy odmowa dalszej współpracy z podmiotem / przedsiębiorcą z
którym firma pracuje w ramach umowy b2b, może być uznana za działania odwetowe gdy ten przedsiębiorca dokonał
kanałami wewnętrznymi zgłoszenia naruszenia prawa.
Wszelkie działania odwetowe na sygnalistach są zakazane. Oczywiście pracodawca czy też zleceniodawca ma prawo do
wypowiedzenia umowy na zasadach przewidzianych w kodeksie pracy czy też kodeksie cywilnym. Należy przy tym jednak
pamiętać, że rozwiązanie umowy- żeby nie nosiło znamion działania odwetowego musi być uzasadnione. W przypadku gdy
zleceniobiorca w jakiś sposób uchybi swoim obowiązkom, będzie się nieprawidłowo wywiązywać z umowy, to w oczywisty
sposób zleceniodawca ma prawo taką umowę wypowiedzieć. Niemniej jednak, jeżeli takie wypowiedzenie umowy nastąpi
bez wyraźnych przyczyn, to może zostać powiązane ze zgłoszeniem i być potraktowane jako działanie odwetowe.

Czy zgłoszenia naruszeń mogą być anonimowe?

Ustawa o sygnalistach nie nakłada na przyjmujących zgłoszenia obowiązków umożliwienia sygnalistom zgłaszania naruszeń
w sposób anonimowy. Przyjmujący zgłoszenia jest zobowiązany tak zorganizować wewnętrzne kanały dokonywania
zgłoszeń, ażeby zapewniały zarówno sygnaliście jak i osobie wskazanej w zgłoszeniu poufność.
W praktyce naszych Klientów powstała niepewność – czy w sytuacji nieuwzględnienia w procedurze zgłoszeń wewnętrznych
zgłoszeń anonimowych, w przypadku ich wpłynięcia są oni jednak obowiązani do ich rozpoznawania.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest dokumentem, który wyznacza ramy postępowania. Oczywiście ramy postępowania
określone w procedurze mogą zostać rozszerzone np. w zakresie rozpoznania zgłoszeń anonimowych mimo
nieprzewidzenia tej formy zgłoszeń w procedurze. Zaznaczyć jednak należy, że przyjmowanie zgłoszeń anonimowych a w
konsekwencji ich rozpoznanie w przypadku wykluczenia tej formy zgłoszenia w procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest
fakultatywne i zależy od uznania danego podmiotu, gdyż takiego obowiązku nie przewiduje ustawa o sygnalistach.

Czy wiesz ile czasu trwa ochrona sygnalisty?

Ochrona sygnalisty trwa przez cały okres , kiedy realnie mogą być wobec niego stosowane działania odwetowe. Ustawa nie
wprowadza tu żadnych ograniczeń czasowych.
W praktyce naszych Klientów powstała niepewność – czy jeśli stosunek pracy sygnalisty po zgłoszeniu naruszenia prawa
trwa dalsze np. 5 lat, czy może on podnieść, że wręczone mu wypowiedzenie umowy o prace ma charakter działań
odwetowych.
Ochrona sygnalisty przez działaniami odwetowymi nie jest w żaden sposób ograniczona w czasie. Działania odwetowe są
niedozwolone i zakaz ten jest bezwzględny. Nawet jeżeli od zgłoszenia upłynął dłuższy okres czasu (w tym przypadku 5 lat),
to sygnalista nie może ponosić jakichkolwiek ujemnych skutków zgłoszenia jakiego dokonał.
Powyższe pytania jedynie są przykładem wątpliwości jakie się pojawiają w temacie sygnalistów – który jest nowum w
polskim ustawodawstwie i niewątpliwie będzie przedmiotem wielu dyskusji i analiz.
Wychodząc naprzeciw problematyce związanej z sygnalistami nasza Kancelaria może zaoferować kompleksową obsługę
prawną realizowaną przez specjalistów, którzy posiadają odpowiednie kwalifikację oraz wiedzę w tym zakresie.

Czy przyjęcie zgłoszenia naruszenia prawa należy potwierdzić?

Obowiązująca w firmie „Procedura zgłoszeń wewnętrznych” winna określać sposób w jaki potwierdza się sygnaliście przyjęcie zgłoszenia
wewnętrznego . Obowiązek potwierdzenia winien być wykonany w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia chyba, że Sygnalista nie
podał adresu do kontaktu, na który należy wysłać potwierdzenie.
W praktyce naszych Klientów powstała niepewność – czy wypełnieniem w/w obowiązku będzie umieszczenie w autoresponderze informacji
o treści np.:” Szanowy Sygnalisto – dziękujemy za Twoje zgłoszenie. W ustawowo przewidzianym terminie przekażemy Ci informację
zwrotną”.
Otóż, niekiedy tak – ale nie zawsze. Trzeba bowiem pamiętać, iż nie każde zgłoszenie uznawane przez osobę zgłaszająca za informację o
naruszeniu prawa – faktycznie będzie nią stanowić. Informacja, która jedynie w subiektywnej ocenie osoby zgłaszającej dotyczyć będzie
naruszenia prawa – nie będzie pochodzić od Sygnalisty. Przymiot Sygnalisty posiadają jedynie osoby, o których mowa w ustawie. Zatem nie,
każda osoba dokonująca zgłoszenia przez portal przewidziany dla Sygnalistów – Sygnalistą faktycznie będzie. Z tych tez przyczyn –
automatyczna odpowiedź na tym kanale nie powinna każdego zgłaszającego określać jako Sygnalistę. Należy tu pamiętać – iż Sygnaliście
przysługują określone ustawą prawa. Informacja ustawiona na autoresponderze winna stanowić podziękowanie za złożenie zgłoszenia oraz
zapewnienie zapoznania się z nim i udzielenie informacji zwrotnej odnośnie oceny zgłoszenia w aspekcie „ informacji o naruszeniu prawa”.
Powyższe pytania jedynie są przykładem wątpliwości jakie się pojawiają w temacie sygnalistów – który jest nowum w polskim
ustawodawstwie i niewątpliwie będzie przedmiotem wielu dyskusji i analiz.
Wychodząc naprzeciw problematyce związanej z sygnalistami nasza Kancelaria może zaoferować kompleksową obsługę prawną
realizowaną przez specjalistów, którzy posiadają odpowiednie kwalifikację oraz wiedzę w tym zakresie.