Jak kontrolować pracownika w zgodzie z prawem?

Przez zawarcie umowy o pracę – pracownik godzi się na wykonywanie poleceń służbowych, które wydawane są przez jego pracodawcę/ przełożonego/kierownika itp. Z procesem tym nieodłącznie związany jest proces kontroli poprawności i efektywności wykonywania poleceń i zadań przez pracownika – pisze radca prawny Iwona Smolak na portalu prawo.pl

Uprawnienia do przeprowadzania kontroli wydajności pracownika wynikać mogą z obowiązującego prawa czy też  struktury organizacyjnej danej firmy. Należy pamiętać, że prawidłowe i  efektywne działania pracownika to czynnik, od którego w znacznej mierze zależą wyniki całej firmy. Narzędzia kontroli, jakie stosują pracodawcy, uzależnione są od profilu i wielkości firmy, zajmowanego przez pracownika stanowiska i rodzaju zleconych mu zadań, czy też wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może w sposób nieograniczony kontrolować zatrudniane przez siebie osoby.

Przepisy chronią pracowników przed zbyt daleko idącą kontrolą

Ustawodawca – wprowadzając stosowne regulacje do kodeksu pracy – zadbał, aby w tym zakresie nie dochodziło ze strony pracodawców  do nadużyć. Poza kodeksem pracy, istnieje również szereg innych uregulowań chroniących pracowników przed zbyt daleko idącą kontrolną inicjatywą pracodawców. Mowa tu chociażby o ustawie o ochronie danych osobowych, kodeksie cywilnym czy prawach zagwarantowanych przez Konstytucję RP.

W kontekście niniejszego artykułu – wśród gwarantowanych praw pracownika należy wymienić przede wszystkim:

prawo do prywatności – obejmuje ono ochronę życia prywatnego pracownika, w tym ochronę danych osobowych. Prawo to sprowadza się do tego, iż pracodawca nie może bez uzasadnionej potrzeby gromadzić danych na temat życia prywatnego pracownika;

prawo do nietykalności cielesnej – prawo to w szczególności koncentruje się na ochronie pracownika przed fizycznym czy psychicznym gnębieniem/molestowaniem  w miejscu pracy;

prawo do godności – pracodawca przystępując do wdrażania systemów kontrolnych w firmie winien pamiętać, że pracownik ma prawo do szacunku i ochrony swojej godności w miejscu pracy. Stąd też wszelkie procesy kontrolne winny być przeprowadzane z poszanowaniem godności pracownika;

prawo do dobrego imienia – to prawo pracownika do ochrony przed fałszywymi oskarżeniami, zniesławieniem, pomówieniami;

prawo do równego traktowania – dotyczy zakazu dyskryminacji w sposób bezpośredni lub pośredni np. ze względu na wiek, płeć, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, orientację seksualną, przynależność związkową itp.

W ostatnich latach – można zaobserwować nowe dobra osobiste odkrywane  przez orzecznictwo – mowa tu o prawie pracownika do odpoczynku/wypoczynku.

Nie ulega jednak wątpliwości, że pracodawca z poszanowaniem obowiązujących przepisów prawa może przeprowadzać kontrole pracy i wydajności pracownika. Prowadzony audyt aktywności pracownika w godzinach pracy winien służyć zapewnieniu efektywności, odpowiedzialności i utrzymaniu wysokich standardów pracy.

Sposoby weryfikacji zaangażowania pracowników

Na rynku pracy działa wiele sposobów i systemów, po które sięgają pracodawcy, aby poddać weryfikacji zaangażowanie i wydajność swoich pracowników podczas zakontraktowanych godzin pracy. W obecnej dobie cyfryzacji i automatyzacji pracodawca ma możliwość sięgnięcia po szereg instrumentów usprawniających i ułatwiających weryfikację efektywności pracy pracownika, a także przestrzegania przez niego zasad i regulaminów obowiązujących w firmie.

Niewątpliwie jednym z popularniejszych systemów niosących pomoc pracodawcom w zakresie kontrolowania pracowników jest wprowadzenie w firmie monitoringu, który rejestruje wizję bądź czas pracy.

Monitoring wizyjny – w miejscu pracy jest dozwolony, jednak pod pewnymi warunkami. Otóż pracodawca jest obowiązany informować pracowników o stosowaniu takiego narzędzia kontroli, o celach, jakim ma służyć to narzędzie, o jego zakresie i sposobie przetwarzania danych.

Pamiętać przy tym należy, że kodeksowe ujęcie monitoringu nie obejmuje nagrywania dźwięku. We „Wskazówkach Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczących prowadzenia monitoringu wizyjnego” stwierdzono, że przepisy o monitoringu nie zezwalają co do zasady na nagrywanie dźwięku. Takie uprawnienia posiadają jedynie służby porządkowe i specjalne na podstawie ustaw regulujących ich działalność. Stosowanie rejestracji dźwięku może zostać uznane za nadmiarową formę przetwarzania danych i wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną oraz cywilną, a nawet karną

Monitoring wizyjny może być stosowany, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, kontroli produkcji czy też zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Monitoring nie może być instalowany w miejscach, gdzie pracownicy mają prawo do pełnej prywatności (np. szatnie, toalety, stołówki ) i nie może naruszać niezależności pracownika bardziej niż jest to konieczne ze względu na obrany cel tego sposobu kontroli. Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu lub stosowaniu (dotyczy nowych pracowników) monitoringu. Pracodawca winien również oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny.

Monitoring czasu pracy – to jedna z najpopularniejszych metod wydajności pracownika. Odnosi się do rejestrowania godziny rozpoczęcia pracy i jej zakończenia, a także przerw kodeksowych (prawo do odpoczynku, przerwa na posiłek), jak i przerw nadprogramowych (np. przerwa na ploteczki czy papierosa), spóźnień, nadgodzin, urlopów itp. Należy podkreślić, iż zgodnie z prawem pracodawca jest obowiązany do ewidencjonowania czasu pracy pracowników imiennie i indywidualnie, a także w sposób rzetelny, przejrzysty dla pracownika i adekwatny do zamierzonego celu. Od pracodawcy zależy, w jaki sposób będzie wykonywać to zadanie. W poprzedniej epoce powszechnym były papierowe listy obecności, arkusze kalkulacyjne itp.

Ostatnimi czasy popularne stają się liczne aplikacje i narzędzia cyfrowe do mierzenia zarówno czasu pracy, jak i jego efektywności.

Na rynku pracy wśród jednych z najpopularniejszych metod monitorowania czasu pracy można wyróżnić:

• systemy rejestracji czasu pracy (RCP)
• aplikacje mobilne (np. Toggl)
• monitorowanie aktywności ( np. poczty elektronicznej, stron webowych itp.)
• systemy lokalizacyjne (np. GPS)

Podstawową zaletą systemów RCP jest transparentność i automatyzacja procesów związanych z gromadzeniem informacji o czasie pracy. Rejestracja czasu on-line pozwala monitorować faktycznie przepracowany czas pracy. To metoda sprawdzająca się przy ostatnio coraz częściej stosowanej pracy zdalnej czy hybrydowej.  Poza rejestracją czasu pracy pozwala ona również na weryfikację czasu poświęcanego na konkretne czynności, zadania czy projekty.

Z kolei system GPS to często stosowana metoda monitorowania lokalizacji pracowników. Pamiętać jednak należy, że jej zastosowanie musi mieć uzasadniony cel biznesowy (np. zarządzanie flotą pojazdów służbowych czy zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom w terenie), a także że monitoring ten powinien być przeprowadzany wyłącznie w godzinach pracy. Kontynuowanie monitoringu poza czasem pracy bez uzasadnienia biznesowego i zgody pracownika może  być uznane za naruszenie prawa pracownika do prywatności. Ważnym jest również, aby przetwarzanie danych z zapisów GPS odbywało się zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych.

Monitoring  służbowej skrzynki mailowej – w art. 223 Kodeksu pracy wspomina się odrębnie o szczególnym rodzaju monitoringu, polegającym na kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika. Można go wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. W odniesieniu do korespondencji prowadzonej przez pracownika w ramach służbowej skrzynki poczty elektronicznej domniemuje się, że nie ma ona charakteru prywatnego, lecz jest prowadzona w imieniu pracodawcy. Naruszenie tajemnicy korespondencji ma miejsce jednak wówczas, gdy służbowa skrzynka e-mail jest wykorzystywana – za zgodą pracodawcy – również do celów prywatnych pracownika.

Poufność korespondencji – pracodawca jest bez wątpienia upoważniony do zapoznawania się z korespondencją służbową adresowaną imiennie do pracownika, ale już nie w przypadku korespondencji prywatnej, nawet jeżeli została wysłana na adres pracodawcy. Otwieranie korespondencji prywatnej, adresowanej imiennie do pracownika, lecz przesłanej na adres pracodawcy, może zostać uznane za naruszenie dóbr osobistych pracownika i skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy. W przypadku wątpliwości odnośnie rozróżnienia korespondencji prywatnej od służbowej, powinno się przyjmować, że może to być korespondencja prywatna i pierwszeństwo jej otwarcia pozostawić pracownikowi. Przyjęcie takich uregulowań wewnętrznych pozwoli uniknąć podejrzenia naruszenia przez pracodawcę dóbr osobistych pracownika, co mogłoby skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy.

Kontrola służbowego komputera, telefonu – pracodawca, w świetle prawa może kontrolować sprzęt i systemy firmowe – powinien jednak uprzedzić pracowników o zasadach korzystania z urządzeń służbowych oraz o funkcjonujących w firmie sposobach weryfikacji korzystania przez pracowników z tych urządzeń. Pracodawca winien również poinformować pracowników o celu, w jakim weryfikacja sposobu korzystania ze sprzętu firmowego ma miejsce.  Celami tymi może być np.: zapewnienie bezpieczeństwa wewnętrznego, kontrola efektywności pracy itp. Pracodawca winien zawsze pamiętać, że kontrola winna być proporcjonalna do jej celu i nie może naruszać godności pracownika. Jeśli pracodawca nie chce/zabrania używania firmowego sprzętu do prywatnej korespondencji lub zamieszczania tam prywatnych plików – winien to zakomunikować pracownikom np. w drodze regulaminu pracy czy też regulaminu korzystania ze sprzętu służbowego. W przeciwnym razie, nie powinien weryfikować zawartości prywatnych wiadomości e-mail czy prywatnych plików przechowywanych na służbowym komputerze, jeżeli dane te zostały wyraźnie oddzielone od zawartości służbowej.

Przeszukanie szafek pracowniczych – zgodnie ze stanowiskiem zajmowanym przez sądy, pracodawca ma prawo do przeszukania szafki pracowniczej, ale za uprzednim poinformowaniem pracownika o takiej kontroli i za jego zgodą. Kontrola szafki bez zgody pracownika może być uznana/zinterpretowana jako naruszenie prywatności pracownika. Od uzyskania takiej zgody uwalniają pracodawcę okoliczności wyjątkowe, do których zalicza się np. podejrzenie popełnienia przez pracownika przestępstwa kradzieży.

W zakresie ochrony dóbr osobistych pracownik ma prawo dochodzić swoich praw przed sądem.

Podsumowując – wdrożenie każdej z form weryfikacji czy to bezpieczeństwa miejsca pracy, ochrony tajemnicy służbowej, czasu pracy czy też jej wydajności –  powinno spełniać wymagania jej dotyczące, przewidziane w  Kodeksie pracy w zakresie informowania pracowników oraz w przepisach związanych z ochroną danych osobowych.